Diseña un buen Plan de Incorporación.
Vamos a darnos una vuelta por tu pasado profesional.
Tomate unos minutos para trasladarte hasta tu primer día en cualquiera de las empresas con las que has compartido camino.
¿Fue una jornada de trabajo agradable?
Una jornada enfocada a hacerte sentir parte del equipo, a mostrarte que tenías tiempo de conocer las normas y las dimensiones del tablero, antes de lanzar los dados y empezar la partida.
O, en el extremo opuesto, ¿fue una jornada para olvidar?
De esas que quieres que terminen, para deshacerte de la frustración que genera sentir que te empujan a saltar al vacío sin red y que trae consigo preguntas, dudas y reflexiones.
Que van desde:
Me he equivocado al aceptar el empleo
Me he equivocado cambiando de empleo
No soy la persona adecuada para el puesto (con la aparición en escena del Síndrome del Impostor/a).
Y que pueden llegar hasta:
¿Lo dejo?
¿Sigo buscando?
¿Crees que la primera impresión es importante?
Si es así, coincidimos. Aunque olvidemos, en ocasiones, que esa primera impresión se la forman las dos partes implicadas. La empresa que incorpora talento y la persona que se suma al equipo. Dos partes que se evalúan y se analizan, tratando de decidir si son o no sus medias naranjas. Y, como en una relación de pareja, el enamoramiento, trasladado a nuestro escenario, la fidelización del talento y el sentido de pertenencia, no es automático y no se puede descuidar.
El 4% de las personas incorporadas piensa en dejar el empleo después de un primer día para olvidar. No es casualidad que durante los primeros 45 días en un nuevo empleo se acumule el 22% de la rotación de las plantillas.
Contar con un buen plan de incorporación u onboarding resulta clave para construir una relación sólida y de confianza, en la que las dos partes estén comprometidas y volcadas en hacer que funcione. En hacerlo fácil y bonito. En sumar y ganar. Después de todo, el objetivo principal de un plan de incorporación es hacer que las personas se sientan parte de la empresa desde el primer día.
Para diseñar y definir un buen plan de incorporación, es necesario entender que su inicio no coincide con el primer día de trabajo de la persona que se suma al equipo. Empieza antes y puede materializarse en una lista de tareas o check list que guie y de forma a la fase previa a la incorporación.
Básicos para no tropezar:
Enviar un mensaje de bienvenida. A nadie le amarga un dulce y enviarle a la persona un mail de bienvenida unos días antes de su incorporación a la empresa, es una forma excelente de confirmarle que estáis felices de sumar su talento al equipo.
Preparar el espacio de trabajo. Si recibes y aceptas una invitación para comer, esperas encontrar una silla y cubiertos reservados para ti al llegar. Cuando esto no sucede, por mucho que las personas presentes se empeñen en disculparse y solucionarlo rápidamente, haciendo que tu silla y tus cubiertos aparezcan rápidamente como por arte de magia, mientras se retiran para hacerte hueco en la mesa, tu sensación de ser bienvenido o bienvenida, ¡se desinfla hasta desaparecer! En la oficina sucede lo mismo. ¡Oh! Disculpa, hemos tenido quince días para prepararlo todo, pero somos más de improvisar. Puedes sentarte por aquí mientras preparamos tu mesa. Ahora buscamos una libreta o una agenda y te traemos un bolígrafo. Sin duda, es una opción, pero no será la que cause la mejor impresión.
Preparar el equipo de trabajo: ordenador y/o tablet con el software y el hardware específico del puesto, cuenta de correo electrónico, teléfono, accesos a la oficina, coche de empresa, etc.).
Preparar documentación, manuales y vídeos que refuercen y apoyen el conocimiento y la identificación con la empresa (misión, visión y valores, procedimientos, organigrama, directorio, etc.).
Extras para enamorar:
Enviar un mensaje de presentación. ¡Retomemos el símil de la comida! Si tenemos a todo el equipo reunido y aparece alguien a quién no conocen, ni esperan, las reacciones iniciales serán de sorpresa y dudas. Incluso, de recelo y desconfianza. Por ello, resulta recomendable y adecuado comunicar y celebrar con todo el equipo las nuevas incorporaciones. Enviando un mail de presentación con indicaciones sobre la persona que se incorpora, la fecha de su primer día, el puesto y área o departamento al que se suma y una invitación a hacerla sentir parte del equipo.
Reservar y organizar un desayuno o comida con todo el equipo, o parte de este, el día de la incorporación
Planificar y agendar reuniones de presentación, también para ese primer día.
Colocar sobre la mesa un kit de bienvenida con material corporativo.
Cubiertos los pasos anteriores, llegamos al primer día con los deberes hechos. Y el reto, ahora, es mantener ese tono dinámico y atractivo. Una opción segura para conseguirlo es implicar a personas claves y equipos, evitando reuniones interminables con sobredosis de información.
¡Volvamos a la comida! Imagina una primera velada con personas desconocidas. Te proponemos dos planes:
Una velada dinámica, con presentaciones e intercambios con todas las personas, abordando y combinando temas relevantes, con comentarios livianos y anécdotas o momentos divertidos, en el que tienes espacio para escuchar y para aportar.
Una velada en la que la persona que tienes sentada al lado acapara toda tu atención y la conversación, arrojándote (con entusiasmo y la mejor de las intenciones) todo su conocimiento e información sobre un tema concreto, con todo lujo de detalles y datos, en un tono serio y profesional, sin espacio para bromas, anécdotas y replicas.
¿Cuál escoges? ¿Cuál te permitiría obtener una visión más completa del grupo? ¿Cuál te aportaría más información? ¿Cuál te permitiría retener e interiorizar más datos útiles?
Plantea y diseña un primer día que deje con ganas de más. Roma no se construyó en un día y esa persona recién incorporada necesitará de 3 a 6 meses, para hacerse con el puesto y la dinámica de trabajo. Entender y abordar la incorporación desde esta premisa, facilitará el aprendizaje, la integración y la creación de lazos e identificación con la empresa.
Te damos algunas pistas para organizar un primer día memorable, de esos que te hacen pensar y sentir que has acertado con tu elección.
Recorrido por la oficina. Muestra todos los rincones, desde zonas comunes, despachos, salas de reuniones, hasta el office y los baños. Última parada: ¡Este será tu sitio de trabajo! Recordemos que, cuando nos invitan a una comida, resulta agradable descubrir que tienes tu sitio reservado en la mesa. El Kit de Bienvenida aporta una nota de color diferencial. Y las opciones son infinitas. Libreta, agenda, taza, termo, mochila o cualquier otro objeto útil o asociado a la empresa, con los colores, el logo y alguna frase motivadora o lema.
Bienvenida. Si el formato de trabajo es híbrido, avisa al equipo e invita a todas las personas a ir a la oficina. Incluso puede citarse a la persona 20 o 30 minutos más tarde de la hora habitual de entrada, para asegurar que tienes a todas las personas instaladas y listas para recibir a la nueva incorporación e iniciar ¡una ronda de presentaciones! Es útil recurrir a alguna dinámica para romper el hielo y hacer de esta presentación un momento divertido y que deje huella.
Desayuno y/o comida. Una pausa con todo el equipo o parte de este, para facilitar la interacción e identificación en un entorno más distendido. Es un momento para afianzar y fijar nombres e identificar coincidencias y afinidades.
Reuniones cortas de toma de contacto. Con el responsable o la responsable directa, con directores y directoras de áreas o departamentos, dando prioridad a aquellos con los que se tendrá que interactuar en mayor medida, y con el equipo directivo. Se trata de ofrecer una primera imagen lo más completa posible de la cultura y valores de la empresa, mostrando cercanía y accesibilidad.
Reunión con el equipo de trabajo. Presentaciones y dinámicas de trabajo. Asignación de un mentor o mentora, que guie a la persona en los retos de su puesto. Lo ideal es escoger a una persona con responsabilidades similares, para que pueda orientar y apoyar a la persona incorporada en sus primeros días. Si procede, por tamaño de la empresa, puede nombrarse también la figura de un anfitrión o anfitriona que le aporte esa visión más informal de las dinámicas de la empresa. En este caso, puede escogerse a una persona de otro área o departamento.
Reunión de cierre con Recursos Humanos. Entrega y firma del contrato y documentos adicionales, como puede ser una cláusula de confidencialidad o similar, entrega de las claves de acceso y los recursos necesarios. Confirmación y aclaración sobre horarios, pausas, medidas de conciliación y otros beneficios de la empresa. Aclaración de dudas e información sobre próximos pasos. Como broche, entrega de un Manual de Bienvenida, una guía con información útil y accesible a la que la persona podrá recurrir para consultar y refrescar datos concretos relevantes.
¡En el Mensaje de Bienvenida puede y debe incluirse la agenda de esta primera jornada!
Y después de un primer día de certezas y buenas vibraciones, ¡nada de dormirse! Es muy recomendable montar una agenda de acompañamiento y seguimiento a lo largo del primer mes que no deje espacio para que aparezcan las dudas.
Un excelente recurso para lograrlo es montar la agenda de la primera o dos primeras semanas. Con reuniones y/o sesiones de trabajo destinadas a proporcionar y ampliar la información en dosis digeribles y saludables, proporcionando un espacio para el seguimiento, la resolución de dudas y la entrega de feedback. Estas reuniones podrán estar lideradas por el responsable o la responsable directa, el mentor o mentora asignada o cualquier otra figura dentro de la organización que resulte clave para el puesto cubierto.
Algunos de los temas a abordar en dichas reuniones son:
Funciones y responsabilidades del puesto.
Procedimientos, dinámicas y estilos de trabajo del equipo.
Objetivos e indicadores usados para valorar y evaluar el desempeño o los resultados alcanzados. Marcar expectativas y definir con claridad los objetivos, ayuda a mantener la motivación y el foco. No hay nada mejor para llegar, que saber dónde nos esperan. Según Harvard Business, el 60% de las empresas no establecen objetivos o metas claras a las nuevas incorporaciones.
Instrucciones e indicaciones sobre programas y herramientas de trabajo.
Instrucciones e indicaciones para pasar gastos, reservar salas y solicitar material, entre otros aspectos asociados al puesto, el proyecto o la empresa.
Recursos formativos disponibles e itinerarios sugeridos.
Algunas tareas para que todo funcione bien:
Enviar un mail con la agenda de la primera o primeras semanas a todas las partes implicadas.
Incluir a la persona en las listas de distribución y las reuniones de equipo periódicas.
Observar y hacer seguimiento de los avances, las dificultades y los tropiezos, para ajustar, modificar y reforzar todo lo que sea necesario.
Foto de familia para la web de la empresa, si cuenta con el apartado “Nuestro Equipo”, para la intranet y para las Redes Sociales de la empresa. Puede invitarse a la persona a comentar y compartir e incluso a tomar la iniciativa y publicar desde sus Redes.
Tras superar ese primer mes, es importante preguntar a la persona cómo ha vivido el proceso de incorporación, ello permitirá afinar y pulir las aristas detectadas. Para ello puede lanzarse una encuesta o realizar una entrevista o encuentro con Recursos Humanos.
Sin olvidar el seguimiento posterior de la persona. Especialmente si eres más de fidelizar (“conseguir, de diferentes modos, que los empleados/as y clientes de una empresa permanezcan fieles a ella”) que de retener (“impedir que algo salga, se mueva, se elimine o desaparezca”).
Contar con un proceso de incorporación u onboarding sistematizado permite ofrecer a las nuevas incorporaciones una experiencia positiva, que reduce y neutraliza los abandonos y la rotación, mejorando la integración y la productividad.
Si quieres diseñar un plan de incorporación que enamore y fidelice, contacta con SiLosTienes y te ayudaremos a definir y establecer todos los pasos, materiales y acciones a implementar a lo largo de las diferentes fases del proceso. Escríbenos a info@silostienes.com para ponernos en marcha.
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